Na matéria a seguir, você confere uma entrevista exclusiva feita pela Treasy, com os nossos colaboradores Clarizon Junior (Líder Financeiro) e Izabel (Controller Financeira) o qual compartilharam os desafios da implantação e da descentralização do Orçamento Empresarial e Metas Financeiras no escritório de advocacia Reis Advogados, um dos escritórios mais admirados do Brasil pela Análise 500 Advocacia.

OS DESAFIOS ENFRENTADOS

Essa história se inicia em 2016 quando Marcus Reis (CEO e Sócio) decide implantar o Orçamento na Reis Advogados e profissionalizar a gestão de resultados do escritório.

Na época o orçamento iniciou centralizado na diretoria, mas o objetivo maior já era amadurecer o processo e criar uma cultura orçamentária forte, onde todos os gestores participassem da elaboração e acompanhamento dos resultados, jornada que levaria 6 anos para se concretizar.

Clarizon (atual Líder Financeiro) entrou na empresa em 2017 e foi diretamente envolvido no projeto de orçamento, momento no qual os primeiros gestores do escritório passaram a colaborar com o companhamento do orçamento, visando aumentar a transparência e comprometimento com os resultados.

No entanto, algumas barreiras surgiram neste caminho, a principal delas foram as planilhas que, em pouco tempo, passaram de aliadas para vilãs do processo.

Izabel (Controller Financeira) era a responsável por operacionalizar as bases orçamentárias em planilhas e também de ser o ponto de apoio para os gestores que participavam do processo.

Mesmo operando planilhas bem elaboradas, todo o trabalho manual, o volume de dados e a insegurança ao operar os relatórios gerenciais passaram a prejudicar a participação das lideranças no processo orçamentário.

“Para não correr o risco de perder informações, e como os gestores não são íntimos do Excel, não conseguíamos compartilhar as planilhas com eles, então esse processo ficava centralizado em mim. Nosso acompanhamento com o gestor era semanal, então toda segunda-feira eu precisava extrair os dados realizados, formatar nas
planilhas e agendar um horário com cada gestor”, relata
Izabel.

O desafio operacional impedia um avanço estratégico para o processo: envolver os advogados, com suas próprias demandas e prioridades, em um processo nada natural no seu dia a dia, conforme relata Clarizon:

“Além dos gestores não serem pessoas com base financeira, eles possuem suas responsabilidades, precisam buscar honorários, pensar em resoluções positivas para seus processos e ao mesmo tempo precisam cuidar do próprio orçamento, então precisávamos de uma ferramenta simples e fácil de utilizar.”

ESTRATÉGIA ADOTADA

Já em 2018 o time de Controladoria e Finanças da Reis Advogados teve o primeiro contato com a Treasy participando de um dos Webinários no Youtube buscando aplicar boas práticas no seu processo orçamentário.

Mas foi só em Julho de 2020 que eles conversaram com um de nossos especialistas e avançaram com a implantação do software.

Neste momento, Izabel que era a detentora do conhecimento das planilhas, passou a integrar o projeto junto a Treasy e sistematizar gradualmente o orçamento, processo que levou poucos meses em parceria com os consultores da Treasy. Já em 2021 os primeiros gestores tiveram acesso à ferramenta, agora um ponto único de contato entre controladoria, gestão e diretoria.

RESULTADOS ALCANÇADOS

Uma cultura orçamentária forte não se cria do dia para a noite, mesmo com um time de excelência e apoio dos sócios, não foi diferente para a Reis Advogados. Desde o início do processo centralizado e em planilhas até a descentralização e sistematização do processo, foram 6 anos de aprendizado e muito trabalho do time.

A sistematização com o Treasy possibilitou novos patamares na gestão do orçamento e no envolvimento dos advogados do escritório:

“Quando os gestores apenas participavam do acompanhamento orçamentário, o engajamento era menor, para alguns os números nem faziam muito sentido. Quando passamos a envolvê-los na elaboração do orçamento, com cada gestor informando seus números, o jogo virou. Hoje eles mesmo nos cobram quando o realizado x planejado não está atualizado, tiram dúvidas sobre indicadores, estão realmente interessados no orçamento, não apenas nas linhas de receita e resultado, mas também nas despesas do escritório.”, compartilha Clarizon.

“Nas planilhas levávamos muito tempo para encontrar
desvios, encontrar lançamentos errados ou analisar uma conta específica que se perdia em meio ao volume de dados. Com o Treasy conseguimos organizar essas informações, isso facilita muito para o gestor acompanhar as ações que foram planejadas no mês, e
com o campo de comentários ele consegue fazer a justificativa dos seus desvios direto na ferramenta, inserindo anexos para entendermos as ações realizadas”, relata Izabel.

Além dos ganhos operacionais, a ferramenta também trouxe ganhos estratégicos na definição de metas e na inclusão de rodadas de revisões orçamentárias, antes impossíveis:

“Outro ganho foi na criação das metas, antes demorávamos muito para compilar todos os gastos, entender a necessidade de receita e qual seria uma meta possível para o escritório, hoje temos essa informação pelo Treasy. Com esse ganho de velocidade na definição da meta, também passamos a fazer revisões orçamentárias, antes era impensável ter toda a demanda de elaboração da meta 3 vezes ao ano, hoje conseguimos revisar de 3 em 3 meses tranquilamente, sem trabalho braçal.”
Clarizon resume o impacto da parceira na gestão dos resultados:
O orçamento era um grande sofrimento, tanto pela parte operacional, quanto na análise de dados, obtenção de indicadores […] A adoção do Treasy foi uma completa virada de chave para o processo orçamentário”, finaliza Carizon Junior

Gostou do conteúdo? Veja nosso post anterior: https://www.reisadvogados.com/infracoes-para-advogados/